Einrichten und Verwenden des Procore-Projekteinrichtungs-Agenten

Übersicht

Der Procore-Projekteinrichtungs-Agent automatisiert die Einrichtung von OpenSpace-Projekten für Organisationen, die Procore verwenden. Sie richten Routing-Regeln und Berechtigungszuordnungen einmal auf Organisationsebene ein. Wenn anschließend ein Procore-Projekt erstellt wird, das Ihren Regeln entspricht, führt OpenSpace automatisch Folgendes aus:

• Erstellt das OpenSpace-Projekt in der Projektgruppe, die Ihre Regel festlegt.
• Füllt die Projektdetails aus Procore aus, einschließlich Projektname, Adresse, Start- und Enddatum sowie Vertragswert.
• Fügt Benutzer basierend auf Ihren Berechtigungszuordnungen zum Projekt hinzu.
• Richtet die Procore-Integration im neuen Projekt ein.

Der Agent überwacht Procore nach der Einrichtung kontinuierlich. Wenn sich ein Projekt oder seine Benutzer später in Procore ändern, beispielsweise wenn ein Projekt in eine neue Phase eintritt oder weitere Personen hinzugefügt werden, übernimmt der Agent diese Änderungen automatisch.

Berechtigungen

Voraussetzungen

• Der Procore-Projekteinrichtungs-Agent ist für Organisationen mit einem Enterprise-Abonnement verfügbar. Wenn Sie Integrationen nicht in Ihrer Admin-Symbolleiste sehen, verfügt Ihre Organisation nicht über ein Enterprise-Abonnement. Wenn Sie der Meinung sind, dass dies nicht korrekt ist, oder mehr erfahren möchten, wenden Sie sich bitte an Ihr OpenSpace-Team.
• Die OpenSpace-App und die Two-Way-Sync-App müssen über den Procore App Marketplace in Ihrem Procore-Unternehmen installiert sein. Anweisungen finden Sie in diesem Artikel.
• Sie müssen über die Berechtigung verfügen, Webhooks auf Unternehmensebene in Procore zu erstellen
• Sie müssen über Procore bei OpenSpace angemeldet sein.

Procore-Projekteinrichtungs-Agent einrichten

• Wählen Sie auf Ihrer OpenSpace-Startseite in der linken Seitenleiste unter Admin die Option Integrationen und anschließend auf der Procore-Karte die Option Einrichten aus.

• Wählen Sie im Schritt Verbinden Ihr Procore-Unternehmen aus dem Dropdown-Menü Unternehmen aus und wählen Sie anschließend Verbinden. Sobald Ihr Unternehmen verbunden ist, wählen Sie Weiter aus.

• Bestätigen Sie im Schritt Apps installieren, dass sowohl die OpenSpace-App als auch die Two-Way-Sync-App als Installiert angezeigt werden, und wählen Sie anschließend Weiter aus.
  • Tipp: Wenn eine der beiden Apps nicht installiert ist, wählen Sie Anweisungen anzeigen für eine schrittweise Anleitung oder wählen Sie die App selbst aus, um deren Eintrag im Procore App Marketplace zu öffnen.

• Richten Sie im Schritt Regeln die Regeln ein, die die Erstellung von OpenSpace-Projekten festlegen.
  • Hinweis: Die Regel Alles andere gilt für jedes Procore-Projekt, das keiner darüberstehenden Regel entspricht. Standardmäßig ist Nicht synchronisieren festgelegt, d. h., es wird kein OpenSpace-Projekt erstellt. Sie können dies in Mit OpenSpace synchronisieren ändern, um für jedes Procore-Projekt ein OpenSpace-Projekt zu erstellen.

• Wählen Sie Ihre erste Route hinzufügen aus, um Ihre erste Regel festzulegen. Benennen Sie die Route und legen Sie anschließend Ihre Kriterien fest: die Procore-Projektphase(n), den Standort (nach Bundesstaat, Stadt oder Postleitzahl) und den Vertragswert (über, unter oder zwischen bestimmten Werten). Wenn Ihre Organisation Projektgruppen verwendet, wählen Sie die Gruppe aus, in der neue Projekte erstellt werden. Wählen Sie anschließend Speichern aus.
  • Hinweis: Wenn Sie für ein Kriterium keine Auswahl treffen, entspricht die Regel jedem Wert: jeder Phase, jedem Standort oder jedem Vertragswert.

• Fügen Sie so viele Regeln wie nötig hinzu und wählen Sie anschließend Weiter aus.
  • Hinweis: Regeln werden von oben nach unten ausgewertet, und die erste übereinstimmende Regel wird angewendet. Ziehen Sie Regeln, um ihre Reihenfolge zu ändern.

• Ordnen Sie im Schritt Berechtigungen Ihre Procore-Berechtigungsvorlagen den OpenSpace-Berechtigungen zu. Wählen Sie für jede Procore-Berechtigungsvorlage die OpenSpace-Berechtigung (Viewer, Editor, Editor Plus oder Site Admin) aus, die diesen Benutzern beim Hinzufügen zu neuen Projekten zugewiesen werden soll.
  • Hinweis: Alle Ihre Procore-Berechtigungsvorlagen, einschließlich benutzerdefinierter Vorlagen, werden hier automatisch angezeigt.
  • Hinweis: Der Fallback Alle anderen gilt für Benutzer, deren Procore-Rolle keine Zuordnung besitzt. Standardmäßig ist Nicht hinzufügen festgelegt, d. h., diese Benutzer werden nicht zu OpenSpace hinzugefügt.

• Wenn Sie alle Zuordnungen vorgenommen haben, wählen Sie Fertigstellen aus.

Der Procore-Projekteinrichtungs-Agent ist jetzt aktiv. Sobald ein Procore-Projekt erstellt wird und Ihre Regelkriterien erfüllt, erstellt OpenSpace automatisch das Projekt und fügt Benutzer basierend auf Ihren Berechtigungszuordnungen hinzu.

Procore-Projekteinrichtungs-Agent verwalten

• Gehen Sie zu Integrationen und wählen Sie die Procore-Integration aus, um Ihre synchronisierten Projekte anzuzeigen. Diese Tabelle wird gefüllt, sobald Procore-Projekte erstellt und zu OpenSpace weitergeleitet werden.

• Wählen Sie Einstellungen verwalten aus, um Regeln zu bearbeiten, hinzuzufügen, zu entfernen, zu aktivieren oder zu deaktivieren oder Ihre Berechtigungszuordnungen jederzeit nach der Einrichtung zu bearbeiten.

• Wählen Sie Aktivität aus, um ein vollständiges Prüfprotokoll der Ereignisse des Projekteinrichtungs-Agenten anzuzeigen, beispielsweise Regeländerungen und Projekterstellungen.

Was der Procore-Projekteinrichtungs-Agent erstellt

Wenn ein Procore-Projekt Ihre Regelkriterien erfüllt:

• Das OpenSpace-Projekt wird automatisch in der Projektgruppe erstellt, die Ihre Regel festlegt.

• Die Projektdetails werden automatisch aus Procore übernommen, einschließlich Projektname, Adresse, Start- und Enddatum sowie Vertragswert.

• Benutzer werden automatisch basierend auf Ihren Berechtigungszuordnungen zum Projekt hinzugefügt.

• Die Procore-Integration wird automatisch im Projekt eingerichtet und konfiguriert – eine Einrichtung auf Projektebene ist nicht erforderlich.

FAQ 

Was passiert, wenn ein Procore-Projekt bei seiner Erstellung keiner Regel entspricht?

Es fällt unter die Regel Alles andere, für die standardmäßig Nicht synchronisieren festgelegt ist. Der Agent überwacht Procore weiterhin. Wenn das Projekt später die Kriterien einer Regel erfüllt, beispielsweise wenn sich seine Phase ändert oder eine Adresse hinzugefügt wird, wird es zu diesem Zeitpunkt zu OpenSpace weitergeleitet.

Was passiert, wenn später Personen zum Procore-Projekt hinzugefügt werden?

Der Agent synchronisiert Benutzer kontinuierlich. Jede Person, die nach der Erstellung zum Procore-Projekt hinzugefügt wird, wird basierend auf Ihren Berechtigungszuordnungen automatisch zum OpenSpace-Projekt hinzugefügt.

Kann ich meine Regeln oder Berechtigungszuordnungen nach der Einrichtung ändern?

Ja. Gehen Sie in der Org-Admin-Symbolleiste zu Integrationen , wählen Sie die Procore-Integration und anschließend Einstellungen verwalten aus.

Nächste Schritte 

In Procore integrierte Feldnotizen verwalten

Wenn Sie weitere Fragen haben, wenden Sie sich bitte an das OpenSpace-Supportteam unter support@openspace.ai.