Configuración y uso del agente de configuración de proyectos de Procore

Descripción general

El agente de configuración de proyectos de Procore automatiza la configuración de proyectos de OpenSpace para las organizaciones que usan Procore. Configura las reglas de enrutamiento y las asignaciones de permisos una sola vez a nivel de la organización. Luego, cuando se crea un proyecto de Procore que coincide con tus reglas, OpenSpace automáticamente:

• Crea el proyecto de OpenSpace en el grupo de proyectos especificado por tu regla.
• Completa los detalles del proyecto desde Procore, incluido el nombre del proyecto, la dirección, las fechas de inicio y finalización y el valor del contrato.
• Agrega usuarios al proyecto según tus asignaciones de permisos.
• Configura la integración de Procore en el nuevo proyecto.

El agente supervisa continuamente Procore después de la configuración. Si un proyecto o sus usuarios cambian posteriormente en Procore, por ejemplo, si un proyecto pasa a una nueva etapa o se agregan más personas, el agente incorpora esos cambios automáticamente.

Permisos

Requisitos previos

• El agente de configuración de proyectos de Procore está disponible para las organizaciones con una suscripción Enterprise. Si no ves Integrations en la barra de herramientas de administración, tu organización no tiene una suscripción Enterprise. Si consideras que esto es incorrecto o quieres obtener más información, comunícate con tu equipo de OpenSpace.
• La aplicación de OpenSpace y la aplicación Two-Way Sync deben estar instaladas en tu empresa de Procore desde Procore App Marketplace. Encuentra las instrucciones en este artículo.
• Debes tener permiso para crear webhooks a nivel de empresa en Procore
• Debes haber iniciado sesión en OpenSpace a través de Procore.

Configurar el agente de configuración de proyectos de Procore

• Desde la página de inicio de OpenSpace, selecciona Integrations en Admin, en la barra lateral izquierda, y luego selecciona Set up en la tarjeta de Procore.

• En el paso Connect, selecciona tu empresa de Procore en el menú desplegable Company y luego selecciona Connect. Una vez conectada tu empresa, selecciona Next.

• En el paso Install apps, confirma que tanto la OpenSpace app como la Two-way sync app aparezcan como Installed y luego selecciona Next.
  • Consejo: Si alguna de las aplicaciones no está instalada, selecciona View instructions para obtener instrucciones paso a paso o selecciona la aplicación para abrir su ficha en Procore App Marketplace.

• En el paso Rules, configura las reglas que determinan la creación de proyectos de OpenSpace.
  • Nota: La regla Everything else se aplica a cualquier proyecto de Procore que no coincida con una regla anterior. De forma predeterminada, está configurada como Don’t sync, lo que significa que no se crea ningún proyecto de OpenSpace. Puedes cambiarla a Sync to OpenSpace para crear un proyecto de OpenSpace para cada proyecto de Procore.

• Selecciona Add your first route para definir tu primera regla. Asigna un nombre a la ruta y luego establece tus criterios: las etapas del proyecto de Procore, la ubicación (por estado, ciudad o código postal) y el valor del contrato (por encima, por debajo o entre determinados valores). Si tu organización usa Project Groups, elige el grupo en el que se crearán los nuevos proyectos. Luego selecciona Save.
  • Nota: Si no seleccionas nada para un criterio, la regla coincidirá con cualquier valor: cualquier etapa, cualquier ubicación o cualquier valor del contrato.

• Agrega tantas reglas como necesites y luego selecciona Next.
  • Nota: Las reglas se evalúan de arriba abajo y prevalece la primera regla que coincide. Arrastra las reglas para cambiar su orden.

• En el paso Permissions, asigna tus plantillas de permisos de Procore a los permisos de OpenSpace. Para cada plantilla de permisos de Procore, elige el permiso de OpenSpace (Viewer, Editor, Editor Plus o Site Admin) que se asignará a esos usuarios cuando se agreguen a nuevos proyectos.
  • Nota: Todas tus plantillas de permisos de Procore, incluidas las personalizadas, aparecen aquí automáticamente.
  • Nota: La opción alternativa Everyone else se aplica a los usuarios cuyo rol de Procore no tiene ninguna asignación. De forma predeterminada, está configurada como Don’t add, lo que significa que esos usuarios no se agregan a OpenSpace.

• Cuando hayas completado las asignaciones, selecciona Finish.

El agente de configuración de proyectos de Procore ya está activo. Cada vez que se crea un proyecto de Procore y cumple con los criterios de tus reglas, OpenSpace crea automáticamente el proyecto y agrega usuarios según tus asignaciones de permisos.

Administrar el agente de configuración de proyectos de Procore

• Ve a Integrations y selecciona la integración de Procore para ver tus proyectos sincronizados. Esta tabla se completa a medida que se crean proyectos de Procore y se enrutan a OpenSpace.

• Selecciona Manage settings para editar, agregar, eliminar, activar o desactivar reglas, o para editar tus asignaciones de permisos en cualquier momento después de la configuración.

• Selecciona Activity para ver un registro de auditoría completo de los eventos del agente de configuración de proyectos, como cambios en las reglas y creación de proyectos.

Qué crea el agente de configuración de proyectos de Procore

Cuando un proyecto de Procore cumple con los criterios de tus reglas:

• El proyecto de OpenSpace se crea automáticamente en el grupo de proyectos especificado por tu regla.

• Los detalles del proyecto se completan automáticamente desde Procore, incluido el nombre del proyecto, la dirección, las fechas de inicio y finalización y el valor del contrato.

• Los usuarios se agregan automáticamente al proyecto según tus asignaciones de permisos.

• La integración de Procore se configura y establece automáticamente en el proyecto; no es necesario realizar ninguna configuración a nivel del proyecto.

Preguntas frecuentes 

¿Qué sucede si un proyecto de Procore no coincide con ninguna regla cuando se crea?

Se incluye en la regla Everything else, que de forma predeterminada está configurada como Don’t sync. El agente sigue supervisando Procore, por lo que, si el proyecto posteriormente cumple con los criterios de una regla, por ejemplo, si cambia su etapa o se agrega una dirección, se enrutará a OpenSpace en ese momento.

¿Qué sucede cuando se agregan personas al proyecto de Procore posteriormente?

El agente sincroniza continuamente a los usuarios. Cualquier persona que se agregue al proyecto de Procore después de su creación se agrega automáticamente al proyecto de OpenSpace según tus asignaciones de permisos.

¿Puedo cambiar mis reglas o asignaciones de permisos después de la configuración?

Sí. Ve a Integrations en la barra de herramientas de Org Admin, selecciona la integración de Procore y luego selecciona Manage settings.

Próximos pasos 

Administrar las notas de campo integradas de Procore

Si tienes alguna pregunta adicional, comunícate con el equipo de Soporte de OpenSpace en support@openspace.ai.