De Procore-projectinstallatieagent instellen en gebruiken

Overzicht

De Procore-projectinstallatieagent automatiseert het instellen van OpenSpace-projecten voor organisaties die Procore gebruiken. Je stelt routeringsregels en machtigingskoppelingen één keer in op organisatieniveau. Wanneer vervolgens een Procore-project wordt aangemaakt dat aan je regels voldoet, doet OpenSpace automatisch het volgende:

• Maakt het OpenSpace-project aan in de projectgroep die je regel opgeeft.
• Vult de projectgegevens vanuit Procore in, waaronder de projectnaam, het adres, de begin- en einddatum en de contractwaarde.
• Voegt gebruikers aan het project toe op basis van je machtigingskoppelingen.
• Stelt de Procore-integratie in op het nieuwe project.

De agent houdt Procore na de installatie voortdurend in de gaten. Als een project of de gebruikers ervan later in Procore veranderen, bijvoorbeeld als een project een nieuwe fase ingaat of er meer mensen worden toegevoegd, verwerkt de agent deze wijzigingen automatisch.

Machtigingen

Vereisten

• De Procore-projectinstallatieagent is beschikbaar voor organisaties met een Enterprise-abonnement. Als je Integraties niet ziet in de beheerwerkbalk, heeft je organisatie geen Enterprise-abonnement. Als je denkt dat dit niet klopt of meer wilt weten, neem dan contact op met je OpenSpace-team.
• De OpenSpace-app en de Two-Way Sync App moeten vanuit de Procore App Marketplace in je Procore-bedrijf zijn geïnstalleerd. Je vindt de instructies in dit artikel.
• Je moet toestemming hebben om webhooks op bedrijfsniveau in Procore aan te maken
• Je moet via Procore zijn aangemeld bij OpenSpace.

De Procore-projectinstallatieagent instellen

• Selecteer op je OpenSpace-homepage Integraties onder Beheer in de linkerzijbalk en selecteer vervolgens Instellen op de Procore-kaart.

• Selecteer in de stap Verbinden je Procore-bedrijf in de vervolgkeuzelijst Bedrijf en selecteer vervolgens Verbinden. Selecteer Volgende zodra je bedrijf is verbonden.

• Controleer in de stap Apps installeren of zowel de OpenSpace-app als de Two-way sync-app de status Geïnstalleerd hebben en selecteer vervolgens Volgende.
  • Tip: Als een van beide apps niet is geïnstalleerd, selecteer je Instructies bekijken voor stapsgewijze begeleiding of selecteer je de app zelf om de vermelding ervan in de Procore App Marketplace te openen.

• Stel in de stap Regels de regels in die bepalen wanneer OpenSpace-projecten worden aangemaakt.
  • Let op: De regel Al het overige is van toepassing op elk Procore-project dat niet overeenkomt met een regel erboven. De standaardinstelling is Niet synchroniseren, wat betekent dat er geen OpenSpace-project wordt aangemaakt. Je kunt dit wijzigen in Synchroniseren met OpenSpace om voor elk Procore-project een OpenSpace-project aan te maken.

• Selecteer Je eerste route toevoegen om je eerste regel te definiëren. Geef de route een naam en stel vervolgens je criteria in: de Procore-projectfase(n), de locatie (op basis van staat, plaats of postcode) en de contractwaarde (boven, onder of tussen bepaalde waarden). Als je organisatie projectgroepen gebruikt, kies je de groep waarin nieuwe projecten worden aangemaakt. Selecteer vervolgens Opslaan.
  • Let op: Als je geen selecties maakt voor een criterium, komt de regel overeen met elke waarde: elke fase, elke locatie of elke contractwaarde.

• Voeg zoveel regels toe als nodig en selecteer vervolgens Volgende.
  • Let op: Regels worden van boven naar beneden geëvalueerd en de eerste overeenkomende regel wordt toegepast. Sleep regels om ze opnieuw te ordenen.

• Koppel in de stap Machtigingen je Procore-machtigingssjablonen aan OpenSpace-machtigingen. Kies voor elke Procore-machtigingssjabloon de OpenSpace-machtiging (Viewer, Editor, Editor Plus of Site Admin) die aan deze gebruikers moet worden toegewezen wanneer ze aan nieuwe projecten worden toegevoegd.
  • Let op: Al je Procore-machtigingssjablonen, inclusief aangepaste sjablonen, worden hier automatisch weergegeven.
  • Let op: De terugvaloptie Iedereen anders geldt voor gebruikers van wie de Procore-rol geen koppeling heeft. De standaardinstelling is Niet toevoegen, wat betekent dat deze gebruikers niet aan OpenSpace worden toegevoegd.

• Selecteer Voltooien wanneer je klaar bent met het maken van je koppelingen.

De Procore-projectinstallatieagent is nu actief. Telkens wanneer een Procore-project wordt aangemaakt dat aan je regelcriteria voldoet, maakt OpenSpace het project automatisch aan en voegt het gebruikers toe op basis van je machtigingskoppelingen.

De Procore-projectinstallatieagent beheren

• Ga naar Integraties en selecteer de Procore-integratie om je gesynchroniseerde projecten te bekijken. Deze tabel wordt gevuld wanneer Procore-projecten worden aangemaakt en naar OpenSpace worden gerouteerd.

• Selecteer Instellingen beheren om regels te bewerken, toe te voegen, te verwijderen, in of uit te schakelen of om je machtigingskoppelingen op elk moment na de installatie te bewerken.

• Selecteer Activiteit om een volledig auditlogboek van gebeurtenissen van de projectinstallatieagent te bekijken, zoals regelwijzigingen en het aanmaken van projecten.

Wat de Procore-projectinstallatieagent aanmaakt

Wanneer een Procore-project aan je regelcriteria voldoet:

• Het OpenSpace-project wordt automatisch aangemaakt in de projectgroep die je regel opgeeft.

• De projectgegevens worden automatisch vanuit Procore ingevuld, waaronder de projectnaam, het adres, de begin- en einddatum en de contractwaarde.

• Gebruikers worden automatisch aan het project toegevoegd op basis van je machtigingskoppelingen.

• De Procore-integratie wordt automatisch ingesteld en geconfigureerd voor het project; instellen op projectniveau is niet nodig.

Veelgestelde vragen 

Wat gebeurt er als een Procore-project bij het aanmaken niet overeenkomt met een regel?

Het valt onder de regel Al het overige, waarvan de standaardinstelling Niet synchroniseren is. De agent blijft Procore controleren. Als het project later aan de criteria van een regel voldoet, bijvoorbeeld doordat de fase verandert of er een adres wordt toegevoegd, wordt het op dat moment naar OpenSpace gerouteerd.

Wat gebeurt er wanneer later mensen aan het Procore-project worden toegevoegd?

De agent synchroniseert gebruikers voortdurend. Iedereen die na het aanmaken aan het Procore-project wordt toegevoegd, wordt automatisch aan het OpenSpace-project toegevoegd op basis van je machtigingskoppelingen.

Kan ik mijn regels of machtigingskoppelingen na de installatie wijzigen?

Ja. Ga naar Integraties onder de werkbalk van de Org Admin, selecteer de Procore-integratie en selecteer vervolgens Instellingen beheren.

Volgende stappen 

Procore-geïntegreerde veldnotities beheren

Als je nog vragen hebt, neem dan contact op met het OpenSpace Support-team via support@openspace.ai.