概要
Worklist を使用すると、下請け業者や職長などの協力会社に Field Note を送信できます。協力会社は OpenSpace にログインせず、スマートフォンから返信できます。
Field Note のワークフロー（クルーの作成、Field Note の割り当て）は、デスクトップの OpenSpace で管理します。クルーのワークフロー（表示、コメント、ステータスの更新）は Worklist で行います。
開始する前に： Worklist は現在、米国および EU サーバーでのみ、英語で利用できます。その他の地域と言語にも近日対応予定です。サイトで Worklist が有効になっている必要があります。不明な場合は、OpenSpace の担当者にお問い合わせください。
権限
| 操作 | 閲覧者 | 編集者 | サイト管理者 | 組織管理者 | クルーメンバー（協力会社） |
| クルーを作成する | ✓ | ✓ | |||
| クルーメンバーを追加する | ✓ | ✓ | |||
| Field Note をクルーに割り当てる | ✓ | ✓ | ✓ | ||
| 割り当てられた Field Note を表示する | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| コメントと添付ファイルを追加する | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | |
| ステータスを「異議あり」/「レビュー準備完了」に更新する | ✓ | ||||
| Field Note を完了する | ✓ | ✓ | ✓ |
デスクトップの OpenSpace でクルーを設定する
クルーを作成する
- デスクトップで、サイドバーの プロジェクト設定 アイコンをクリックし、Field Notes を選択してから、クルー までスクロールします。
- クルーを作成 をクリックし、名前を付けます（例：「機械」または「電気粗仕上げ」）。
- これでクルーにメンバーを追加できます。
注：クルーは追加後に編集できないため、慎重に名前を付けてください。変更が必要な場合は、クルーを削除して新しく作成する必要があります。
クルーメンバーを追加する
クルーメンバーは、デスクトップのプロジェクト設定または Worklist の設定で追加できます。
デスクトップで追加したメンバーには、招待メールまたは SMS がすぐには届きません。最初の通知は、Field Note がそのクルーに割り当てられた後に届く日次サマリーメールです。すぐに招待を送信するには、代わりに Worklist でメンバーを追加してください（下記の「Field Note に返信する」を参照）。
- 作成したクルーを開きます。
- CSV をインポート または メンバーを追加 をクリックします。
CSV でクルーメンバーを追加する
1 つの CSV に複数のクルーをアップロードできます。CSV 形式は Procore の会社ディレクトリ形式と一致するため、簡単にアップロードできます。
- 必須：会社—クルー名になります。（不足している場合、ファイル全体が拒否されます）
- 任意：名
- 任意：姓
- メール（各行でメールまたは電話番号のいずれかが必須）
- 携帯電話（現時点では米国の番号のみ。国際番号には近日対応予定）
- 任意：役職
重複はスキップされるため、同じ CSV を安全に再アップロードできます。
クルーメンバーを手動で追加する
- クルーメンバーの名前（任意ですが推奨）と、メールアドレスまたは米国の携帯電話番号のいずれかを入力します。
注：メンバーごとにメールまたは米国の携帯電話番号のいずれか一方を追加してください。両方は追加しないでください。電話番号を選択した場合、クルーメンバーは初回ログイン時にメールアドレスの追加を求められ、その後はどちらも使用できます。
- このクルーの各メンバーについて繰り返します。
テストのヒント： Worklist の使用感をテストするために自分を追加する場合は、+ エイリアス（例： you+trade@yourcompany.com）を使用して、既存の OpenSpace アカウントとの競合を避けてください。
Field Note をクルーに割り当てる
- Field Notes ページから、目的の Field Note を開きます。
- Field Note の詳細パネルで、担当クルー フィールドを見つけます。注：このフィールドは Worklist 専用であり、完全な OpenSpace アカウントが必要な 担当者 フィールドとは別のものです。
- この Field Note を割り当てるクルーを選択します。
- これで Field Note は、そのクルーのすべてのメンバーの Worklist に表示されます。
注：Field Note に一度に割り当てられるクルーは 1 つだけです。複数の協力会社が関わる問題については、順番に再割り当てしてください。協力会社 A が項目を レビュー準備完了 とマークし、項目を完了または再開した後、協力会社 B に再割り当てできます。
Worklist での協力会社のアクセス
Worklist にアクセスする
- モバイルまたはデスクトップの任意のブラウザーで worklist.us.openspace.ai にアクセスします。（アプリのダウンロードは不要です。）
- 招待に使用されたメールアドレスまたは電話番号を入力します。
- メールまたは SMS でワンタイムコードを確認し、入力してログインします。
- 追加されたサイトとクルーが表示されます。
注：メールアドレスで登録した場合、後から電話番号ログインに切り替えることはできません。電話番号で招待された場合は、電話番号または初回ログイン時に入力したメールアドレスのどちらでもログインできます。
Field Note のリストを表示する
Worklist は 3 つのタブで構成されています：
- 対応待ち：クルーに割り当てられ、対応が必要な未完了の Field Note。
- 送信済み：返信済みで、レビュー待ちの項目。
- 完了：解決済みの項目。
各カードには、Field Note ID、ステータス、場所、期限（設定されている場合）が表示されます。フィルターメニューを使用して、シート、ゾーン、またはステータスで絞り込みます。検索を使用して、説明または ID から特定の項目を検索します。
Field Note に返信する
- Field Note をタップして詳細ビューを開きます。
- 説明、場所、写真、アクティビティログを確認します。
- ステータスを変更せずにコメントまたは写真を追加するには、コメントフィールドをタップして写真を添付します。進捗状況の更新や質問に便利です。
-
ステータスを更新するには、画面下部の 返信 をタップします。1 つの画面で次の操作を行えます：
- 写真とコメントを追加する（任意）。
-
ステータスを選択する：
- 異議あり：「この問題は自分たちのクルーの責任ではありません。」現場チームが確認し、再割り当てまたは差し戻しを行う場合があります。
- レビュー準備完了：「自分たちのクルーがこれを解決しました。」現場チームが確認して項目を完了します。
- レビュー用に送信をタップします。
注：クルーメンバーは Field Note を完了できません。OpenSpace にログインしている現場チームのユーザーのみが、項目のステータスを完了に変更できます。
解決
レビューして完了する
- デスクトップの OpenSpace で、担当クルーによって Field Note を絞り込み、レビュー待ちの項目を確認します。
- レビュー準備完了とマークされた Field Note を開きます。アクティビティログ、コメント、クルーが送信した写真を確認します。
- 作業が完了している場合は、ステータスを完了に更新します。
- 追加作業が必要な場合、または異議ありステータスへの対応が必要な場合は、ステータスをオープンに戻し、次の手順を説明するコメントを追加します。
ヒント
協力会社をすぐに招待するには、デスクトップの OpenSpace ではなく、Worklist で直接クルーメンバーとして追加します。これにより、Worklist のリンクを含む招待メールが送信されます。
複数の協力会社が関わる問題には、順番にクルーを割り当てる方法を使用します。協力会社 A に割り当てる → 解決する → 協力会社 B に再割り当てする、という流れです。これにより、各段階での責任が明確になります。
日次サマリーメールは毎朝クルーメンバーに送信され、未完了の Field Note の一覧と Worklist への直接リンクが含まれます。協力会社には、このメールを毎日の確認事項として利用するよう案内してください。
クルーメンバーの名前は Field Note のアクティビティログに表示されます。クルーの設定時にメールアドレスや電話番号だけでなく名前も追加すると、プロジェクトチームにとって監査証跡が読みやすくなります。
Worklist の URL は GA 前に worklist.us.openspace.aiに変更されます。現在の URL（collab.us.openspace.ai）はその時点で自動的にリダイレクトされるため、既存のユーザーによる操作は必要ありません。
ご質問がある場合は、OpenSpace サポートチーム（support@openspace.ai）までお問い合わせください。
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